1. Responsable del tratamiento

IMDICA, S.L. · CIF B62738752 · Avda. Torre de la Vila, 37 Local, 08830 Sant Boi de Llobregat, Barcelona · ventas@imdica.es · +34 936 308 875.

2. Datos que recogemos

Recogemos los siguientes datos personales en función de cómo interactúes con nosotros:

Formularios de contacto / consulta de stock: nombre, email, teléfono, empresa, mensaje.
Registro en el portal cliente: nombre, email (identificador único), teléfono, contraseña (cifrada con bcrypt), preferencia de canal (email / WhatsApp).
Vinculación a empresa cliente: razón social, NIF/CIF, dirección fiscal, web. Estos datos pueden compartirse con Holded ERP para emisión de presupuestos y facturas.
Actividad en el portal cliente: a partir del momento en que inicias sesión, registramos qué páginas visitas, qué productos consultas, qué buscas, qué catálogos descargas y los clics en botones de contacto (WhatsApp / llamada / email). Esta información es nominativa y se asocia a tu usuario.
Navegación antes de registrarte (solo si aceptas las cookies analíticas): guardamos de forma anónima las páginas que visitas, los productos que consultas y lo que buscas, y cómo llegaste a la web (un buscador, una red social, el enlace de un correo nuestro o de otra web). Para ello usamos un identificador aleatorio guardado en tu navegador, que no contiene tu nombre ni tu email. Si después te registras o inicias sesión desde ese mismo navegador, esa navegación anterior se une a tu usuario. Si no aceptas las cookies analíticas, no guardamos nada antes de que inicies sesión.
Uso del asistente de inteligencia artificial del portal: registramos cuándo lo usas y su coste, pero no guardamos el contenido de tus preguntas ni de las respuestas.
Cookies técnicas: sesión, preferencias de UI, anti-CSRF. Detalle en nuestra política de cookies.

3. Para qué los usamos (finalidades)

Atender tus consultas técnicas o comerciales.
Gestionar tu cuenta de cliente, pedidos, presupuestos y facturas.
Permitir el acceso multi-usuario a la cuenta de tu empresa (varios comerciales con una sola ficha de cliente). Los datos compartidos entre miembros de un mismo equipo son los mismos que verías individualmente.
Mejorar nuestra atención comercial conociendo qué productos te interesan (basado en la actividad registrada en el portal). Esto nos permite contactarte proactivamente con ofertas, equivalencias y disponibilidad.
Cumplir obligaciones legales (facturación, fiscales, contables).

4. Base legal

Ejecución del contrato: gestión de tu cuenta, pedidos, facturas (datos imprescindibles).
Interés legítimo: mejora de atención comercial mediante actividad del portal cliente. Tienes derecho a oponerte en cualquier momento (ver apartado 6).
Consentimiento: la navegación anónima previa al registro y su unión a tu usuario, solo si aceptas las cookies analíticas. Puedes retirarlo en cualquier momento desde la configuración de cookies; al hacerlo, el identificador se borra de tu navegador.
Consentimiento: comunicaciones comerciales por email / WhatsApp y newsletter. Revocable en cada email enviado.
Obligación legal: facturación y obligaciones fiscales.

5. Plazos de conservación

Datos de cliente y contrato: mientras dure la relación comercial, más 5 años por obligaciones fiscales/mercantiles posteriores a la última transacción.
Datos de leads no convertidos: 24 meses desde el último contacto.
Actividad en el portal cliente (clickstream): 12 meses, tras los cuales se purgan automáticamente (proceso automatizado mensual). Puedes solicitar borrado anticipado en cualquier momento desde tu panel cliente → "Mi cuenta" → "Mi privacidad", o por escrito a ventas@imdica.es.
Navegación anónima (solo con las cookies analíticas aceptadas): 6 meses si no llega a unirse a ningún usuario; si se une, pasa a conservarse como la actividad del portal cliente.
Logs de auditoría de acceso: 3 años desde su generación (por seguridad y trazabilidad de incidentes).

6. Tus derechos

Tienes derecho a:

Acceso: solicitar copia de tus datos.
Rectificación: corregir datos inexactos.
Supresión: pedir que borremos tus datos cuando ya no sean necesarios (sujeto a obligaciones legales de conservación).
Limitación: pedir que congelemos su uso mientras se resuelve una disputa.
Portabilidad: recibir tus datos en formato estructurado.
Oposición: oponerte al tratamiento basado en interés legítimo (en particular, al tracking de actividad del portal). Lo puedes hacer instantáneamente desde tu panel cliente → "Mi cuenta" → "Mi privacidad" → "Borrar y dejar de registrar".
Reclamación: presentar reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) si consideras que no atendemos correctamente tus derechos.

Para ejercer estos derechos: envía un email a ventas@imdica.es con copia de tu DNI/NIE. Respondemos en máximo 30 días.

7. Cuentas multi-usuario por empresa

El portal cliente B2B permite que varios comerciales de la misma empresa accedan a la cuenta de su empresa con usuarios independientes. Cuando esto sucede:

El usuario que dio de alta la ficha de empresa queda como administrador; sólo él/ella puede invitar a otros miembros, revocar accesos o transferir el rol de administrador.
Todos los miembros del equipo ven los mismos pedidos, facturas, ofertas y catálogos que la empresa cliente.
La actividad de cada miembro se registra de forma nominativa (vinculada a su email personal, no a un usuario genérico de empresa).
El registro de actividad de un miembro NO es accesible para otros miembros de su empresa: sólo IMDICA (en su rol de proveedor) puede consultarlo para fines comerciales.
En caso de baja de un miembro: el administrador puede revocar su acceso al instante; el histórico de pedidos y facturas se conserva ligado a la empresa (no se pierde).

8. Uso de inteligencia artificial

Usamos herramientas de inteligencia artificial para atenderte mejor y más rápido. Te explicamos dónde y con qué garantías:

Asistente del portal cliente: responde a tus consultas sobre facturas, documentos, precios y ofertas usando solo los datos de tu cuenta. Siempre se identifica como inteligencia artificial y tienes a mano la opción de hablar con una persona de nuestro equipo.
Gestión interna: nuestro equipo usa IA como apoyo para redactar borradores de correos y presupuestos, traducir, resumir, leer albaranes y documentos, y valorar si una empresa puede estar interesada en nuestros productos a partir de la información que publica en su web.
Supervisión humana: lo que redacta la IA lo revisa una persona antes de enviarlo. No tomamos decisiones que te produzcan efectos jurídicos o te afecten de forma significativa basadas únicamente en un tratamiento automatizado.
Minimización: la IA recibe solo los datos necesarios para cada tarea. Cuando no hacen falta, sustituimos automáticamente correos electrónicos, teléfonos, NIF, IBAN y números de tarjeta por marcadores antes de enviarlos.
Proveedor: el servicio lo presta Anthropic, PBC (modelos Claude), que actúa como encargado del tratamiento. Al estar establecido en Estados Unidos, puede implicar una transferencia internacional de datos, que se realiza con las garantías previstas en el RGPD (capítulo V).
Contenido generado: los textos e imágenes que publicamos elaborados con ayuda de IA se identifican como tales.
Si prefieres que tus datos no se traten con herramientas de IA, puedes no usar el asistente y escribirnos a ventas@imdica.es; lo tendremos en cuenta en la gestión de tu cuenta.

9. Encargados de tratamiento (terceros)

Compartimos datos con los siguientes proveedores que actúan como encargados de tratamiento:

Holded (Holded Technologies, S.L.) · ERP y facturación · datos: cliente, contactos, facturas, productos.
Brevo (Sendinblue SAS) · email transaccional y newsletter · datos: nombre, email.
Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd.) · pagos online con tarjeta · datos: nombre, email, importe y datos de pago (IMDICA no guarda los datos de tu tarjeta).
GLS (General Logistics Systems Spain, S.L.) · transporte de pedidos · datos: nombre, dirección de entrega y teléfono.
Anthropic (Anthropic, PBC · EE. UU.) · inteligencia artificial · datos: los necesarios para cada tarea (ver apartado 8).
Telegram (Telegram Messenger Inc.) · avisos internos a nuestro equipo cuando nos escribes · datos: nombre, empresa y datos de contacto que nos facilitas.
Hosting: Loading.es (servidores en territorio UE).

Con todos ellos el tratamiento se rige por las condiciones de encargo del tratamiento que exige el art. 28 RGPD. Cuando un proveedor está fuera del Espacio Económico Europeo, la transferencia se ampara en las garantías del capítulo V del RGPD.

10. Cambios en esta política

Última actualización: 16 de septiembre de 2026. Cualquier cambio sustancial será comunicado por email a usuarios registrados con 30 días de antelación a la entrada en vigor.